QUÉ SON LOS GASTOS COMERCIALES DEDUCIBLES DE IMPUESTOS?

Si bien tener un negocio puede ser costoso, existen muchos gastos que puede deducir de sus impuestos.

El IRS dice que un gasto comercial deducible de impuestos debe ser tanto “ordinario” como “necesario”. Para ser ordinario, un gasto debe ser común entre otros contribuyentes autónomos de su ámbito. Un gasto “necesario” es aquel que su empresa requiere para seguir funcionando.

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• ¿Cuál es la diferencia entre una deducción y una capitalización?
  
• Deducciones Comerciales Comunes
  
• Deducciones comerciales más complicadas
  
• Más guías de impuestos

Recomendado: un servicio de contabilidad comercial puede ayudarlo a evitar pagar impuestos en exceso, administrar la contabilidad, emitir nómina y más.

¿Cuál es la diferencia entre una deducción y una capitalización?

Si bien hay muchas cosas que no son deducibles de impuestos, hay cosas que puede capitalizar. Si una empresa capitaliza un costo, pospone su reconocimiento como gasto.

Ejemplo: si su empresa compra $15,000 en inventario para vender, inicialmente lo anotaría como un costo capitalizado. Una vez que venda ese inventario, puede cancelarlo como un gasto.

Descargo de responsabilidad: esta información solo tiene fines educativos y no debe tratarse como asesoramiento legal o financiero. Por favor, consulte a un profesional con cualquier pregunta o para la consulta.

Deducciones Comerciales Comunes

Suministros

• Suministros de oficina: puede deducir cualquier suministro que se consuma durante la duración del año fiscal. Esto incluye papelería, bolígrafos, lápices, papel, sujetapapeles, carpetas, etc.
• Teléfono comercial: si opera desde una oficina en casa, no puede deducir los gastos básicos de línea telefónica. Sin embargo, las llamadas telefónicas comerciales de larga distancia y las líneas comerciales separadas se consideran gastos comerciales deducibles.
• Renta de muebles y equipos
• Sistemas de seguridad para oficinas
• Ropa especial: si un artículo no es un atuendo típico para el uso personal diario, es deducible. Esto podría incluir uniformes para una enfermera o un oficial de policía, o botas con punta de acero para un trabajador de la construcción.

Servicios

Cualquier servicio que sea necesario para que su lugar de negocios funcione sin problemas es totalmente deducible de impuestos. Algunos de estos servicios incluyen:

• Servicios de impresión
• Servicios de contabilidad
• Franqueo, entrega y flete
• Servicios de limpieza
• cargos bancarios

Publicidad

Los gastos de publicidad razonables se consideran deducibles siempre que estén relacionados con su negocio. No puede, por ejemplo, deducir gastos que se destinen a asuntos políticos (por ejemplo, cabildeo).

Renta y Mantenimiento

Puede deducir los gastos de alquiler siempre que sean razonables. Un ejemplo de alquiler irrazonable es una cantidad que es diferente del pago de alquiler promedio (por ejemplo, una tasa de descuento entre parientes). De lo contrario, cualquier alquiler que provenga de la propiedad utilizada para su negocio es deducible.

Cualquier reparación o mantenimiento que sea de rutina y que no agregue valor a la propiedad también son gastos deducibles. Esto puede incluir volver a pintar, reacondicionar y cualquier otra reparación que no implique reemplazos. Cualquier reemplazo (p. ej., pisos, plomería, techos) debe capitalizarse.

Los servicios públicos como calefacción, electricidad, agua y alcantarillado son gastos comerciales deducibles. Sin embargo, el uso personal de estos servicios públicos no es deducible.

Interés

Cualquier interés acumulado de deudas relacionadas con el negocio durante el año fiscal se consideran gastos deducibles. Sin embargo, el interés que proviene de su negocio que produce bienes físicos debe capitalizarse.

Seguro

Cualquier prima que pague que esté relacionada con la operación de su negocio es deducible. Algunas formas comunes de seguro comercial necesario incluyen:

• Seguro de Crédito
• Seguro de mala praxis
• Seguro de responsabilidad
• Compensación de trabajadores
• Seguro Estatal de Desempleo
• Seguro de Automóvil: Si usa un vehículo comercial para fines personales ocasionales, debe deducir solo la parte de la prima que se aplica al uso comercial.
• Seguro de Salud para Trabajadores por Cuenta Propia: Este seguro debe constituirse a nombre de la empresa oa nombre de un afiliado.

No puede deducir primas de seguros relacionados con la pérdida de ingresos, seguros de vida en los que usted u otro miembro es beneficiario y seguros de protección de préstamos.

Licencias y permisos

Las licencias y los permisos otorgados por los gobiernos federal, estatal o local suelen ser deducibles. Algunas licencias, como las de bebidas alcohólicas y de radiodifusión, deben amortizarse. Esto solo significa que la empresa tiene que cancelar gradualmente el costo inicial de obtener y mantener licencias y permisos específicos.

Gastos de empleados

El IRS establece que el pago de los empleados es un gasto deducible si es razonable y por los servicios prestados. Las bonificaciones, los programas de beneficios y los gastos de capacitación son deducibles.

Cualquier gasto relacionado con la capacitación y educación de sus empleados también es deducible. También puede deducir los gastos relacionados con su propia educación siempre que pueda demostrar que dicha educación mejora directamente sus habilidades relacionadas con el trabajo.

Deducciones comerciales más complicadas

Oficina en casa

Las deducciones más comunes de la oficina en casa son los intereses hipotecarios, los impuestos inmobiliarios, el seguro del hogar, el alquiler, las reparaciones, los gastos de limpieza, la electricidad, el gas para la calefacción del hogar, Internet y los servicios telefónicos.

La cantidad que se puede deducir depende del porcentaje que una persona usa dentro del espacio de oficina dedicado, lo que significa que la habitación no puede tener otro uso que no sea el comercial. El porcentaje se calcula como el área de la oficina dedicada dividida por el área total del espacio habitable de la casa.

Si este cálculo es demasiado complejo, una persona también puede elegir el método simplificado y deducir $5 por pie cuadrado del espacio de oficina dedicado.

Transportación

Los vehículos que utiliza únicamente con fines comerciales son totalmente deducibles. Si divide un vehículo entre uso personal y profesional, solo puede deducir el kilometraje utilizado para su negocio.

Hay dos formas de calcular las deducciones reales de su vehículo. La primera opción es utilizar la tarifa estándar por milla propuesta por el IRS, que es de 58 centavos por cada milla utilizada para el transporte comercial.

Otra opción es calcular sus deducciones calculando los costos reales de los gastos de su automóvil. Esto podría incluir gasolina, aceite, llantas, reparaciones, seguros y tarifas de registro.

Impuestos

Hay tres niveles de impuestos: federal, estatal y local. Por ejemplo, algunos tipos de impuestos se pueden deducir a nivel federal, pero no a nivel estatal (y viceversa).

• Ingresos: No puede deducir impuestos federales o estatales. Las LLC de múltiples miembros pueden deducir los impuestos sobre la renta estatales y locales como un gasto comercial, pero las LLC de un solo miembro solo pueden deducir estos impuestos como una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040) .
• Empleo: debe retener ciertos impuestos del cheque de pago de un empleado (Seguro Social, Medicare, etc.), que luego se envían a sus respectivos niveles de gobierno. Solo puede deducir los impuestos sobre la nómina que paga de sus propios fondos.
• Trabajo por cuenta propia: Se pueden deducir hasta la mitad de sus impuestos sobre el trabajo por cuenta propia.
• Ventas: el impuesto sobre las ventas que su empresa paga por un producto se considera parte del costo del producto y es deducible si ese producto entra en una categoría deducible. No puede deducir el impuesto sobre las ventas pagado por los consumidores.
• Impuestos Especiales: Son deducibles todos los impuestos especiales que se consideren ordinarios y necesarios.

Viajes, comidas y actividades

Un gasto “necesario y ordinario” no siempre es un gasto requerido; a veces estos gastos son útiles para mantener su negocio. Estos gastos “no requeridos” pueden caer bajo un paraguas de entretenimiento:

• Obsequios: si su empresa decide dar obsequios a empleados o clientes, el obsequio debe ser inferior a $ 25 por persona para ser deducible de impuestos.
• Comidas: cualquier alimento o bebida proporcionada a los clientes y empleados (p. ej., café, refrigerios) es 100 % deducible. Las comidas de los empleados y las comidas compradas durante un viaje de negocios tienen un 50 % de deducible. Las comidas de los trabajadores del Departamento de Transporte tienen un 80% de deducible.
• Viajes: la mayoría de los gastos son deducibles siempre que se incurra en viajes relacionados con el trabajo. Las tarifas de hotel, pasajes aéreos, autos de alquiler, taxis y trenes son deducibles siempre que sean para viajes relacionados con el trabajo. Los gastos de viaje olvidados con frecuencia pueden incluir tarifas de equipaje, lavandería, servicio telefónico, Internet y propinas.
• Actividades: Las fiestas de negocios, los cumpleaños de los empleados y los aniversarios son 100 % deducibles.