MANTÉN EL VELO SOCIETARIO DE TU LLC

Crear una LLC es el primer paso para proteger la responsabilidad personal que puede surgir en los negocios, pero este no es el último paso. Aprenda los pasos que los emprendedores listos ejercen para mantener la protección de responsabilidad limitada, la cual se conoce como “el velo societario.”

• ¿Qué es el Velo Societario?
• ¿Cómo se Mantiene el Velo Societario?
• Conoce los Límites del Velo Societario

¿Qué es el Velo Societario?

La regla general es que las entidades comerciales, como las LLCs, protegen a sus dueños de responsabilidad personal en cuanto a las deudas de sus empresas. Esta clase de protección, normalmente se refiere, en el contexto de empresas, como el velo societario.

Aun así, al crear su empresa como una LLC no es suficiente para asegurar la protección de la responsabilidad limitada de su negocio. Cuando no se le paga a uno de los acreedores de su LLC, el acreedor puede demandar a los dueños del negocio, afirmando que ellos deben ser personalmente responsables por las deudas. Esto se conoce como levantamiento del velo societario (piercing the corporate veil en inglés). En este caso, los acreedores pueden tener éxito en las situaciones donde:

• La compañía está severamente sin fondos.
• La empresa y sus dueños no separaron sus identidades de las de sus negocio
• Las acciones de la compañía fueron fraudulentas y mal hechas

¿Cómo Se Mantiene el Velo Societario?

Para preservar el velo societario, existen unas cuantas directrices que los emprendedores deben considerar.

1. Ten Adecuados Fondos Para Iniciar el Negocio

Si el negocio nunca ha tenido suficientes fondos para cubrir sus responsabilidades, los acreedores afirmarán que el negocio no ha sido separado suficientemente o independientemente de sus dueños para enforzar el velo societario. Al abrir una empresa nueva, es importante invertir una cantidad de dinero razonable en la empresa para poder negar esta clase de reclamo.

¿Qué quiere decir esto para usted y su negocio?

En la mayoría de los casos, los fondos son muy pocos al iniciar un nuevo negocio, pero cada empresa debe decidir qué cantidad de dinero es razonable para cubrir los gastos iniciales necesarios y las responsabilidades. Esto incluye pagos a los acreedores y responsabilidades potenciales frente a terceros. Manteniendo la solvencia—los activos de la empresa en exceso de las responsabilidades—al principio de su negocio disminuyen la posibilidad de que el velo societario sea atravesado.

2. No Junte los Asuntos Financieros

La empresa debe tener su propia cuenta de banco y tarjeta de crédito para distinguir y tomar parte en sus propias transacciones distintas de las de sus dueños. El dueño(a) no debe usar el dinero de su negocio para propósitos propios (por ejemplo, pagar la cuenta de cable TV) sin documentar adecuadamente la transacción como un préstamo. Si la compañía necesita fondos adicionales y el dueño quiere contribuir, esta acción debe ser documentada como una aportación de capital al momento de la transacción.

¿Cómo mantengo mi negocio cumpliendo con los requisitos empresariales?

Los próximos pasos ayudan a establecer la separación entre las finanzas personales y de su negocio.

• Debes crear una cuenta de banco dedicada a tu negocio al igual que también obtener una tarjeta de crédito para la compañía. Así,  las transacciones de la compañía se mantendrán independientes de las de los dueños.
• Mantén un libro de cuentas documentando los gastos del negocio. Una solución en la nube como la de Xero para los asuntos de contabilidad pueden facilitar bastante para poner en orden los sistemas de contabilidad en las empresas pequeñas.
• Si es necesario que los dueños contribuyan fondos personales, deben documentar la transacción con un acuerdo por escrito entre el dueño(a) y la LLC (como una nota promisoria) con una resolución de parte de la LLC confirmando la autorización de la transacción.

3. Firma correctamente

Los negocios de la compañía deben llevarse a cabo usando el nombre de la compañía. La compañía debe ser la que se nombra en cuestiones de contratos y el individuo que firma, clarificando bajo la firma que está firmando representando la compañía. Por ejemplo, Juan Smith, como Miembro Autorizado de ABC, LLC y de parte de ABC LLC (cómo siglas en inglés: John Smith Authorized Member of ABC LLC, para y en nombre de ABC LLC). Esto refleja el nombre del firmante, la autoridad / título del firmante, y la compañía de parte de quien firmó.

¿Por qué esto es tan importante?

La forma en que firmas un documento de parte de tu empresa tiene que reflejar que la compañía es una entidad a parte de ti como persona. Si en un contrato de la empresa firmas en la línea con tu nombre abajo, estás firmando de parte de tu compañía o tú mismo(a)? Manteniendo esto claro te va a ayudar a demostrar continuamente que la compañía es algo diferente de ti y que no eres responsable como un(a) individuo(a) por cualquier deuda que surja.

¿Como firmo?

4. Documenta los asuntos de negocios

Conferencias de la compañía, si se requieren bajo el acuerdo cooperativo de la LLC, deben ser documentadas en minutas oficiales manteniéndose en una forma profesional con los récords de la compañía.

Las decisiones de la empresa se deben reflejar en resoluciones firmadas por los miembros. Estas tareas normalmente se conocen como “formalidades corporativas.” El término “formalidades” puede confundir porque suele dar la impresión de que las tareas no son necesarias, o que “solo son formalidades.”  En el contexto de mantener el velo societario, estos documentos son importantes y necesarios.

Por qué es necesario?

En tu vida cotidiana, como individuo(a), no necesitas documentar tus decisiones—ya que es bastante que entiendas porque has tomado ciertas acciones y que te acuerdes de esta información. Sin embargo, crear una LLC es formar una entidad separada—es una separación de sí mismo—aparte de ti. La compañía no tiene cerebro para acordarse del proceso de decisión y la razón para justificar cuyas acciones toma. Por eso, es necesario documentar todas las decisiones por escrito. Este “rastro de papelería” es importante para mantener el escudo de responsabilidad de la compañía—el velo societario. Esto demuestra que estás tratando las cosas relacionadas con tu empresa independiente de ti mismo.

5. Gestiona tu LLC

En algunos estados, si fallas en registrar el informe anual en el estado donde el negocio fue creado, esta acción puede resultar en disolución de tu LLC. Si esto pasa, los dueños del negocio perderán la protección de la responsabilidad limitada.

Reconoce los Límites del Velo Societario

Aun cuando la compañía y sus dueños gestionan perfectamente la identidad separada de la compañía, siempre se presentan situaciones en la cuales los dueños de un negocio pueden ser susceptibles a los acreedores. Estas situaciones incluyen las siguientes:

1. Obligaciones personales garantizadas

Los acreedores muchas veces piden que los dueños de una empresa firmen una garantía personal sobre las obligaciones de su negocio—por ejemplo, al firmar un contrato de alquiler o un préstamo. Mantén en cuenta que una garantía personal es un acuerdo voluntario en cuanto tu empresa es responsable por la deuda y es una renuncia voluntaria sobre la protección que el velo societario cubre. 

¿Qué es una garantía personal?

Esto es cualquier promesa hecha personalmente por ti para hacerte responsable de una deuda o una obligación de la LLC. Algunas veces, estas se incluyen como párrafos separados en los contratos, adendas, o un documento completamente diferente. Asegura leer estos con cautela y entenderlos claramente! Al firmar una garantía personal, estas efectivamente renunciando la protección del velo societario. Puede que tomar esta decisión haga perfecto sentido en cuanto a tu negocio y que sea necesario a veces como parte de la negociación, pero debes pensarlo con mucho cuidado cada vez que se presente este caso.

2. Responsabilidad personal o negligencia

Ocurren algunas situaciones en donde las cortes pueden determinar qué miembros individuales, aunque actuando en nombre de la empresa, son personalmente responsables por sus acciones o negligencia, independientemente del velo societario. Si, por ejemplo, un propietario/miembro negligentemente guía una van de reparto comercial y hiere a un peatón, ese miembro puede que sea individualmente responsable por su negligencia. La empresa también puede ser responsable por haber causado daño.

¿Por qué eres tu personalmente responsable?

Se dice que los dueños de empresas ejercen varios roles. En ocasiones tienes que actuar como el dueño, tomando decisiones sobre los asuntos del negocio. Otras veces, contestas una llamada telefónica personal, en la cual actúas independiente del negocio, y etc. Mientras participas en el mundo—guiando vehículos, operando máquinas de producción, moviendo el equipo del negocio, etc.—estas actuando de dos maneras. En otras palabras, eres el dueño y un individuo. En el caso que causes daño o lesiones, lo que estabas haciendo como dueño e individuo se puede usar contra ti para establecer responsabilidad de tu parte y del negocio.

3. Responsabilidad de Fianzas

Los propietarios de una compañía de responsabilidad limitada son personalmente responsables por los deberes fiscales que resultan a base de las operaciones de la empresa. También, pueden ser personalmente responsables por ciertos impuestos de la compañía (por ejemplo, algunas contribuciones estatales y federales del empleado) si son “personas responsables” que controlan el dinero de la compañía y tienen la habilidad de pagar las deudas del negocio.

¿Cómo? ¿Qué soy personalmente responsable por los asuntos fiscales de la LLC?

Si, depende de la jurisdicción fiscal, si eres una “persona responsable” por las finanzas de la compañía, puedes ser personalmente responsable. Para protegerte, es crítico contabilizar correctamente las transacciones de la empresa y remitir todos los impuestos adeudados a las distintas autoridades fiscales en los plazos. No basta con simplemente remitir los pagos a una compañía de nómina sin verificar o confirmar que la compañía de nómina ha hecho su trabajo y le haya enviado el dinero al gobierno de tu parte. Técnicamente, si eres responsable de las finanzas de la compañía, puedes ser personalmente responsable de pagar los impuestos del negocio.