A nadie le gusta tener que hacer sus impuestos , y para los propietarios de pequeñas empresas, cada minuto dedicado a la preparación de impuestos es un minuto menos dedicado a trabajar en las prioridades comerciales. Eso hace que sea fundamental que los propietarios de pequeñas empresas sean lo más eficientes posible al hacer su preparación de impuestos.

Para ayudarlo con eso, a continuación verá una breve lista de verificación de impuestos para que la sigan las pequeñas empresas. Si lo sigue paso a paso, podrá asegurarse de encargarse de todas las tareas que necesita hacer sin infringir ninguna regla o regulación del IRS o de las autoridades fiscales estatales y locales.

De un vistazo: su lista de verificación de preparación de impuestos para pequeñas empresas

• Averigüe cuándo vencen sus impuestos.
• Reúna todos los formularios de impuestos que necesitará.
• Recopile registros sobre los ingresos de su negocio.
• Reúne la documentación para los gastos de tu negocio.
• Asegúrese de enviar las declaraciones de información requeridas y de recibir las que necesita de otros.
• Obtenga una extensión si la necesita.
• Realice cambios en el futuro para adaptarse a situaciones fiscales cambiantes.

Su lista completa de verificación de preparación de impuestos para pequeñas empresas

Para que los impuestos de su pequeña empresa estén en buena forma para este año, y para colocarse en una posición sólida para el próximo año, aquí hay siete elementos de la lista de verificación de impuestos que debe asegurarse de hacer.

1. Infórmese cuando tiene que hacer varias acciones relacionadas con los impuestos

Para la mayoría de las personas, el 15 de abril es la fecha que se les queda grabada en la mente cuando tienen que hacer sus declaraciones de impuestos individuales. Pero para las pequeñas empresas, los plazos pueden depender del tipo de negocio que tenga y de cómo haya elegido configurarlo para fines legales.

Muchas pequeñas empresas terminan teniendo los mismos plazos de impuestos que los contribuyentes individuales. Otros, sin embargo, tienen fechas de vencimiento completamente diferentes a considerar.

Además, las pequeñas empresas tienen otras tareas relacionadas con los impuestos que se espera que completen. Estos tienen sus propios plazos, por lo que es importante mantenerlos en orden para asegurarse de que ninguno se escape.

Consejos sobre los plazos de impuestos comunes:

• Si su pequeña empresa está configurada como una corporación S o una sociedad, su declaración de impuestos generalmente vence el 15 de marzo.
• Las pequeñas empresas que son de propiedad única, las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro o las corporaciones C tienen su fecha límite de impuestos el 15 de abril.

2. Obtenga todos los formularios de impuestos que necesitará

Al igual que con los plazos, los formularios de impuestos específicos que necesitará dependerán mucho de la entidad comercial particular que haya elegido usar para su pequeña empresa.

Cada tipo de negocio necesita formularios ligeramente diferentes, pero la idea general es la misma: las declaraciones generalmente incluyen una página de resumen que ofrece una visión de alto nivel de su situación fiscal, con anexos y anexos de apoyo para profundizar en más detalles y brindar información más granular. .

Tener los formularios correctos es crucial para cumplir con las reglas.

Consejos sobre los formularios de impuestos más comunes que necesitará:

• Las empresas unipersonales utilizan el Formulario 1040, especialmente el Anexo C, para informar los ingresos y gastos comerciales.
• Las corporaciones C presentan sus impuestos en el Formulario 1120 .
• Las corporaciones S usan un formulario especial 1120-S del IRS.
• Las sociedades deben completar el Formulario 1065 y luego proporcionar la información de cada socio en el Anexo K-1 .

3. Recopile sus registros comerciales relacionados con los ingresos

El IRS quiere saber cuántos ingresos ha generado su pequeña empresa, y la agencia tributaria tiene formas independientes de verificar los números que informa. Por lo tanto, es fundamental no solo proporcionar información correcta, sino también poder documentarla.

Lo que es aceptable para la documentación difiere según la jurisdicción y el tipo de ingreso involucrado, pero querrá tenerlo disponible en caso de que lo auditen.

Consejos sobre registros de ingresos comerciales:

• Querrá tener registros de sus ingresos brutos por ventas de bienes o servicios.
• Si recibió productos devueltos como devoluciones, o tuvo que emitir reembolsos, la documentación separada es útil para asegurarse de que no cuente el dinero que tuvo que devolver como ingreso sujeto a impuestos.
• No se olvide de los ingresos por intereses o inversiones de las cuentas financieras que posee a nombre de su empresa.

4. Obtenga documentación para gastos comerciales

Muchas exenciones fiscales lucrativas están disponibles para las pequeñas empresas , pero normalmente debe poder demostrar que califica para ellas. En ocasiones, tendrás que presentar esa prueba a las agencias tributarias para reclamar tu beneficio fiscal, mientras que en otros casos, es suficiente que la tengas disponible.

A menudo, los recibos son suficientes para documentar los gastos. Pero con algunas deducciones, se requiere una prueba más extensa. Asegúrese de obtener la información correcta para la deducción correcta, y hacerlo correctamente desde el principio es mucho más eficiente que tener que obtener la información corregida más adelante.

Consejos sobre los gastos comunes de las pequeñas empresas:

• Muchos gastos, como seguros, gastos generales, suministros, servicios públicos y honorarios profesionales, no implican mucha documentación adicional.
• Sin embargo, con algunas exenciones de impuestos, se necesita mucha más información. Estos incluyen la deducción de oficina en casa , transporte, comidas y entretenimiento, y gastos de seguro de salud para pequeñas empresas .
• Verificar con un profesional de impuestos de vez en cuando para ver si está capitalizando todas las exenciones de impuestos disponibles puede ser extremadamente lucrativo.

5. Envíe las declaraciones de información requeridas y asegúrese de recibir las que necesita

Las pequeñas empresas tienen que reportar cierta información al IRS. Por ejemplo, cualquier persona con empleados debe proporcionar formularios W-2 a cada empleado a fines de enero, con copias para el IRS y los funcionarios de impuestos estatales y locales.

Además, las pequeñas empresas a menudo reciben devoluciones de información de otras partes con las que hacen negocios por elementos como el pago de intereses sobre préstamos, alquiler de propiedades en alquiler o tarifas por servicios prestados por profesionales externos.

Hay numerosas declaraciones de información que pueden aplicarse a diferentes tipos de negocios. Para obtener más información sobre cuáles podrían aplicarse a usted, esta guía del IRS para declaraciones de información de pequeñas empresas puede ayudarlo a encaminarse.

Consejos sobre 1099 y otras declaraciones de información

• Cualquiera que tenga trabajadores en su negocio necesitará el Formulario W-2 para empleados o el Formulario 1099-NEC para contratistas independientes . Estos formularios informan a los trabajadores sobre sus ingresos y las deducciones permitidas.
• En algunos casos, existen cantidades mínimas por debajo de las cuales no tendrá que presentar una declaración informativa. Por ejemplo, si realiza pagos a un abogado, no tiene que presentar un formulario 1099-NEC a menos que el monto que pagó sea de $600 o más.

6. Obtenga una extensión si la necesita

No hay nada de malo en obtener una extensión, y si le da el tiempo que necesita para hacer una devolución total y completa, entonces vale la pena hacerlo.

Sin embargo, normalmente debe solicitar una prórroga antes de la fecha de vencimiento original de su declaración de impuestos, y también debe asegurarse de pagar sus impuestos a tiempo, incluso si ha recibido una prórroga. La prórroga es sólo para radicar la planilla.

Las extensiones difieren según el tipo de entidad comercial, pero tienden a ser automáticas una vez que las solicita. En algunos casos, puede obtener múltiples extensiones, pero una segunda extensión, cuando está disponible, tiende a ser más difícil de obtener.

Consejos sobre extensiones:

• Las extensiones para pequeñas empresas establecidas como propietarios únicos, LLC de un solo miembro y corporaciones C son por seis meses y se extienden hasta el 15 de octubre.
• Las extensiones para sociedades y corporaciones S también son por seis meses, pero solo hasta el 15 de septiembre.
• Las reglas estatales para las extensiones de impuestos sobre la renta pueden diferir de las reglas federales, así que consulte con su agencia tributaria estatal antes de asumir que su solicitud de extensión federal también cubrirá su declaración estatal.

7. Realice cambios para el próximo año para reflejar lo que aprendió al hacer sus impuestos este año.

Por último, mire su rendimiento final y vea si hay áreas en las que cree que podría mejorar.

Por ejemplo, si debía una gran cantidad de impuestos cuando presentó la declaración y tuvo que pagar multas, entonces aumentar los pagos de impuestos estimados durante el año podría ser la respuesta correcta. Si obtuvo un gran reembolso, reducir los pagos de impuestos estimados le daría un poco de dinero extra para volver a poner en su negocio durante todo el año.

Consejos sobre la futura planificación fiscal

• Pagar en exceso no es un gran problema desde el punto de vista del IRS. Sin embargo, si su negocio requiere mucho efectivo, entonces pagar demasiado en impuestos podría obligarlo a tener que pedir prestado más durante el año, lo que le costaría más intereses y cargos financieros.

Pagar de menos puede ser un problema más serio. Se pueden aplicar intereses y multas si los pagos insuficientes son demasiado grandes, e incluso en el mejor de los casos, es posible que tenga que reunir una gran cantidad de dinero de una sola vez para pagar su factura de impuestos.

Puede preparar sus propios impuestos para pequeñas empresas

Preparar impuestos no es divertido para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, pero tiene que hacerse. Al seguir esta sencilla lista de verificación, se colocará en la mejor posición para preparar la declaración de impuestos de su pequeña empresa de manera rápida y correcta.