Impuestos en Estonia para empresas y autónomos, IVA y VAT para facturas

Cuando estaba considerando convertirme en e-Residente, y abrir mi empresa en Estonia, una de mis principales preocupaciones era entender cómo iba el tema de los impuestos en Estonia, qué pasaba con el IVA, el VAT, etcétera. Viniendo de la mala experiencia empresarial de España, quería estar seguro de hacer las cosas bien.

Sin embargo, cuando empecé a indagar en el tema, me di cuenta de lo sencillo y transparente que son los impuestos en Estonia comparado al sistema Español. Esa fue una de las razones que finalmente me convencieron de dar el salto.

No quiero engañar a nadie: Estonia no es un paraíso fiscal. Si lo que buscas es evadir impuestos, este no es el sitio correcto. Sin embargo, si pagarás impuestos más justos, y te librarás de la cuota de autónomo Española, que es un impuesto revolucionario difícilmente justificable en el mercado común Europeo.

Lo que si tendrás en Estonia es un paraíso administrativo. Gracias a Tu Empresa En Estonia, lo único que tendrás que hacer es subir tus facturas emitidas y recibidas, y dejarnos a nosotros ocuparnos de todo.

Pero vayamos por partes. Primero voy a hablar de uno de los conceptos que más quebraderos de cabeza genera. El IVA, cuando incluirlo y cuando no, y cuanto exactamente.

Tabla de contenidos

• El IVA de tu empresa en Estonia
  • ¿Necesito un número de VAT intracomunitario?
  • ¿Debería registrarme y obtener mi número VAT?
  • Entonces, ¿Cuándo tengo que añadir IVA a mis facturas?
  • ¿Y la cuota de autónomo?
• Impuestos en Estonia.
  • Dividendos anuales.
  • Salario mensual.
    • ¿Cómo se hace la división?
    • ¿Por qué este cambio?
  • ¿Cuánto paga entonces mi sueldo de administrador?
  • ¿Entonces el sueldo de empleado está libre de impuestos en Estonia?
  • Ejemplo de sueldo:
  • Actualización Importante (2019): Ahora puedes pagarte solo el sueldo de empleado.
  • Aspectos legales importantes al contratar empleados.
• Gestión inteligente de gastos y cómo reducir los impuestos en Estonia.
  • Gastos de empresa libres de impuestos en Estonia
  • El Daily Allowance
  • Gastos de tu bolsillo
• Conclusión

El IVA de tu empresa en Estonia

Cuando abres tu empresa en Estonia, te recomendamos que solicites para tu empresa un número de VAT intracomunitario.

¿Necesito un número de VAT intracomunitario?

Tu empresa necesita un número de VAT intracomunitario si se cumple alguna de estas condiciones:

• Primero, si alguno de tus clientes europeos lo necesita para su facturación. Esto suele ser bastante frecuente en empresas europeas, especialmente las de medio a gran tamaño.
• Segundo, si tu empresa ofrece servicios como desarrollo web, diseño, consultoría, marketing, etc, a clientes europeos, e ingresa más de 40.000 euros al año.
• Tercero, si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes europeos B2C (consumidores finales) desde la primera venta.
• Finalmente, si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes europeos B2B (empresa a empresa) desde la primera venta, e ingresas más de 40.000 euros al año.

¿Debería registrarme y obtener mi número VAT?

Personalmente, en Tu Empresa En Estonia recomendamos siempre registrarse y obtener tu número VAT. Incluso aunque no lo necesites. Virtualmente, no hay ninguna desventaja, al contrario, son todo ventajas.

Para empezar, te permite operar más fácilmente en la Unión Europea. Además, el número VAT añade presencia y confiabilidad a tu empresa frente a tus clientes y proveedores. Por último, es también muy útil para evitar tener que estar siempre pendiente de diferentes VAT entre diferentes países Europeos.

Entonces, ¿Cuándo tengo que añadir IVA a mis facturas?

Lo primero, si no tienes número de VAT intracomunitario, nunca añades IVA a las facturas. ¿Fácil, no?. Pero ¿ qué pasa si tienes número de VAT?

Vamos con el meollo del asunto. Cuando creas una factura, ¿debes añadir el IVA? ¿Cuándo, y cuánto? La regla es bastante sencilla una vez la conoces, y depende del tipo de servicio que ofrece tu empresa.

Si tus servicios requieren tu intervención directa (como por ejemplo, desarrollo de software, consultoría, marketing, etc), entonces:

• Si tu cliente es B2B (una empresa) en Europa, con número VAT, no añades IVA a la factura (0%). En lugar de eso, añades una cláusula a tu factura como esta:

«The purchase is liable to Intra-Community supply 0%, Reverse charge»

• Si tu cliente es B2C (una persona individual, vaya), o B2B sin número de VAT, añades el IVA de Estonia (20%) a la factura.
• Finalmente, si tu cliente está fuera de Europa (ej: Estados Unidos), no añades IVA (0%).

Por el contrario, si tus servicios no requieren tu intervención, es decir, están automatizados (como una aplicación web que has desarrollado, o la descarga de un iBook que escribiste hace tiempo), se aplican estas reglas:

• Si tu cliente es B2B (una empresa) Europea con número de VAT válido, no añades IVA (0%) y pones la misma cláusula.
• Por el contrario, si tu cliente no tiene número VAT, pero es de Europa (individual o empresa), añades el IVA de su país de origen a la factura. Para un cliente español, eso sería un 21%.
• Finalmente, si tu cliente está fuera de Europa, no añades IVA (0%).

Como excepción importante, recuerda que tu empresa es Estonia, con lo cual, tendrás que añadir el IVA estonio (20%) para cualquier factura que hagas a otra empresa estonia (ya que queda dentro del sistema fiscal estonio).

No hay ninguna cuota de autónomo en Estonia. No necesitarás darte de alta en ningún RETA ni nada similar. Lo único que necesitas es registrarte como e-Resident. Esto tiene una cuota fija de 100 euros (+20€ en concepto de envío) que pagas solo una vez al darte de alta y posteriormente debes renovar cada 5 años (la renovación tiene el mismo coste).

Impuestos en Estonia.

Ahora que el tema del VAT y cuotas de autónomo está claro, vamos a ver cómo funcionan los impuestos en Estonia.

Para empezar, buenas noticias: no pagarás nada de impuestos por el dinero que ingresa tu empresa. Esto significa que todo el dinero que re-inviertes en la empresa, o los gastos justificados del negocio están, virtualmente, libres de impuestos.

Por lo tanto, mientras tu empresa se limite a generar ingresos, conseguir clientes y facturarles, no tendrás que pagar impuestos. En comparación, el sistema español te obliga a pagar impuestos (más la cuota de autónomo) desde el primer minuto. Está claro que el sistema estonio está pensado para ayudar a empresas que empiezan y fomentar el emprendimiento y la inversión en tu propio negocio.

Vale, entonces… ¿Cuándo pago impuestos?

Pagarás impuestos cuando sacas dinero de tu empresa a tus cuentas personales. Es importante aquí tener claro la diferencia entre tu y tu empresa. Incluso aunque seas el único miembro de tu empresa, no eres como un autónomo: tu y tu empresa sois entidades independientes.

Hay dos maneras principales de pagarte dinero de tu empresa: sueldo y dividendos. Vamos a verlos:

Dividendos anuales.

Al principio de cada año fiscal, puedes pagarte dividendos de tu empresa. Estos dividendos están sujetos a un 20% de impuestos (20% del bruto, o 20/80 = 25%).

Estos impuestos los paga tu empresa, no tu. Por supuesto, en Estonia. Tu no tendrás que pagar ningún impuesto en Estonia extra a nivel personal.

Desgraciadamente, en España, recibir dividendos está sujetos a impuestos a nivel personal. Eso quiere decir que tendrás que pagar impuestos más tarde en tu declaración de la renta si eres residente Español.

Por ejemplo, si te pagas 10.000€ en dividendos a principio de año, tu empresa pagará 2.500 euros adicionales en impuestos (10.000 x 20 / 80).

Salario mensual.

Para explicar el salario, es importante entender que en tu empresa individual, se considera que realizas dos tipos de tareas muy diferenciadas:

En primer lugar: eres el único miembro del consejo de administración de tu empresa. Se supone que tienes que hacerte cargo de las tareas burocráticas y administrativas propias de toda empresa.

Además de eso: tu eres el único trabajador de tu empresa, de modo que realizas las tareas propias de tu empresa (consultoría, desarrollo de software, diseño … lo que sea).

Por lo tanto, tu sueldo se divide en dos partes: tu board member salary (sueldo de administrador) y tu employee salary (sueldo de empleado).

¿Cómo se hace la división?

Por regla general, se establece un 30% a tu sueldo de administrador, y un 70% a tu sueldo de empleado. Eso significa que si quieres ponerte un sueldo de 1.000 euros un mes, 300 serán por ser administrador y 700 serán en concepto de empleado.

Se te permite «jugar un poco» con esta distribución, de modo que si eres un profesional cuyo tiempo se dedica mayoritariamente a tu profesión (ej.: un programador web), podrías poner 20% a tu sueldo de administrador y 80% a tu sueldo de empleado.

¿Por qué este cambio?

Si vives fuera de Estonia, tu sueldo de empleado (employee salary) no está sujeto a impuestos en Estonia. Solo el sueldo de administrador (board member salary). Por eso, cuanto menos salario de administrador haya en la proporción, menos impuestos pagarás en Estonia.

¿Cuánto paga entonces mi sueldo de administrador?

Tu sueldo de administrador paga un 25% de impuestos sobre los ingresos, más un 33% de impuesto social sobre el total del impuesto anterior.

Además, si puedes demostrar que contribuyes a la seguridad social en otro país europeo (ej: pagas la cuota de autónomo), este último impuesto social tampoco se paga.

Sin embargo nosotros recomendamos darse de baja de autónomo y pagar el impuesto social, que es muchísimo menor.

¿Entonces el sueldo de empleado está libre de impuestos en Estonia?

No exactamente. No pagarás impuestos en Estonia, pero de este sueldo si debes pagar impuestos en España si eres residente fiscal allí. La parte de empleado del sueldo se añadirá a tu base imponible, de modo que cuando hagas tu declaración de IRPF, pagarás sobre esa base imponible.

Gracias a acuerdos de doble-tasación europeos, no tendrás que pagar doble por el salario de administrador en España.

Vamos a ver cómo funciona con un ejemplo concreto:

Ejemplo de sueldo:

Digamos que Ana tiene una empresa llamada «Diseños Ana OÜ» con Tu Empresa En Estonia | Companio, que gana unos 3.000 euros al mes. Para empezar, Ana decide asignarse 1.000 euros de sueldo un mes.

En este ejemplo, ignoramos la residencia fiscal de Ana, es decir, dejamos fuera del cálculo los impuestos personales que tendría que pagar Ana si fuera residente fiscal en algún país.

Por sencillez, Ana aplica la distribución estándar de sueldo, 30%/70%. De modo que 300€ de su sueldo son en concepto de administradora de su empresa, y 700€ son en concepto de empleada, ya que ella hace los diseños.

Como no es residente fiscal en Estonia, su sueldo de empleado no está tasado en Estonia. Se dio de baja de autónoma (ahorrándose 340€ al mes), de modo que solo paga los impuestos de su sueldo de administrador. De esos 300€ en concepto de administradora de su empresa, Ana pagará en impuestos:

• Impuesto sobre los ingresos (Income tax): 25% de 300€ = 75€.
• Impuesto social (Social tax): 33% del sueldo + impuesto anterior (375€) = 123,75€

De modo que en total, por sus 1.000 euros de salario, la empresa de Ana pagará 198,75€ (algo menos del 20%). Al final del año, Ana tendrá re-invertidos en su empresa 2.1615€ (3.000€ x 12) – (1.198,75€ x 12).

Si Ana hubiera optado por la distribución 20%/80%, justificando que la mayoría de su tiempo lo dedica al diseño puro y duro, hubiera tenido que pagar menos aun, concretamente, 132,50€ de impuestos en Estonia (prácticamente un 13%).

¿Fácil, verdad?

Actualización Importante (2019): Ahora puedes pagarte solo el sueldo de empleado.

Se ha determinado por la oficina de hacienda de Estonia, que puedes ya pagarte solo el sueldo de empleado, ignorando el sueldo de miembro del consejo de administración. Esta situación aplica únicamente a empresas compuestas por un solo miembro que actúa como un freelance, en el sentido de que su actividad está especializada en un tema concreto como desarrollo web, marketing online, diseño, etc. Por supuesto, solo es aplicable para emprendedores que realizan su actividad fuera de Estonia.

Esto tiene algunas implicaciones importantes. La más importante es que eres por supuesto responsable de declarar y pagar tus impuestos en tu país de residencia, si tienes uno. Nosotros recomendamos siempre el programa e-Residency para nómadas digitales o personas que no viven en ningún país fijo 183 o más días al año. En ese escenario, si no tienes residencia fiscal, no estás sujeto al pago de impuestos personales.

Aspectos legales importantes al contratar empleados.

Al contratar empleados en otros países fuera de Estonia, incluido los propios miembros del consejo de administración, debes tener en cuenta ciertos aspectos legales. En ocasiones, como al contratar trabajadores en Europa, tu empresa Estonia puede necesitar pagar seguridad social o algún tipo de impuesto social para dichos empleados. En esas ocasiones, tienes varias opciones, que dichos empleados se conviertan en profesionales (con lo cual, no les pagas salarios, sino que facturan a tu empresa) o que la propia empresa se registre y contribuya a sus tasas sociales en el país del empleado.

En este artículo hablamos de estos aspectos legales al contratar empleados en detalle. Es importante que lo leas si estás contratando empleados que viven fuera de Estonia, incluido tú mismo, como accionista o miembro del consejo de administración, o cualquier otro miembro de la empresa.

Gestión inteligente de gastos y cómo reducir los impuestos en Estonia.

El concepto de no pagar por el dinero que queda o se re-invierte en tu empresa es muy interesante, y uno de los principales atractivos del sistema empresarial Estonio. Vamos a ver cómo puedes beneficiarte de sus ventajas.

Gastos de empresa libres de impuestos en Estonia

Empecemos por lo mejor: los gastos justificables de tu empresa están libres de impuestos.

Y ¿Qué es un gasto justificable? Básicamente, cualquier gasto que sea relativo a tu actividad, y que no constituya un vínculo permanente con otro país (como España) para evitar que éste país pueda considerar que tu empresa sea residente fiscal allí.

Para entender mejor esto veamos algunos ejemplos justificados:

• Los gastos de tus servidores y web: hosting, dominios, y cualquier otro servicio web que necesite tu negocio.
• Herramientas administrativas y software online o offline de gestión, contabilidad, etcétera.
• Herramientas web, subscripciones y software que necesitas para desarrollar tu actividad.
• Material de oficina fungible, como papelería o materiales que hay que renovar.
• Viajes o transporte público por motivos de trabajo, incluyendo vuelos, alquiler de coches, servicios como Uber o Taxify, y alojamiento, como AirBnB. Esto incluye viajes a Estonia (para abrir tu cuenta bancaria).
• Gastos de sistemas de pagos, como pasarelas de pago para tu tienda online o servicios similares.
• Comidas de trabajo, pero solo la comida de tu(s) cliente(s), no la tuya.

Y ejemplos de gastos que no pueden considerarse justificados incluyen:

• Gasolina de viajes dentro de un mismo país. Viajar entre países para visitar clientes está justificado, pero para evitar que uses tu coche para uso personal, la gasolina dentro de tu mismo país está excluida. El transporte público es siempre justificable, sin embargo.
• Vacaciones y viajes de placer, obviamente. Hay que ser cuidadoso si decides «visitar un cliente» del 24 al 31 de diciembre
• Oficina permanente. Para evitar que España (o cualquier otro país) considere a tu empresa residente fiscal allí, no se permite tener una oficina o instalaciones más de 6 meses al año.

El Daily Allowance

Otro concepto interesante. El Daily Allowance es una cantidad que se te permite sacar de la cuenta de tu empresa que queda libre de impuestos. Funciona como unas dietas, si existe un viaje justificado. Por ejemplo, si Ana viaja a un congreso de diseñadores en San Francisco, USA, durante una semana, podría beneficiarse del Daily Allowance.

Para ello, hay que declarar el viaje con las fechas de antemano y justificarlo (billetes de avión, AirBnB, y la entrada al congreso). En ese caso puedes sacar hasta 50€ los primeros 15 días del mes más 32€ los restantes, libres de impuestos, caso de que el viaje durara tanto.

En nuestro ejemplo, si Ana aporta los documentos que lo justifican, podría sacar 50*7 = 350€ de la cuenta de su empresa, sin tener que pagar impuestos por ello.

Esto solo funciona para viajes con una duración concreta y un objetivo determinado. No puedes viajar a Tailandia, estar allí un año, y asignarte daily allowances cada mes. Esto sería un fraude de ley.

Gastos de tu bolsillo

El sistema empresarial Estonio es muy flexible, y ofrece muchas posibilidades. Imagina que Ana se olvida la tarjeta de crédito asociada a su negocio en el viaje a San Francisco, y necesita pagar un gasto extra con ella. ¿Qué puede hacer?

No hay problema, Ana paga en ese momento con su tarjeta de crédito personal y después declara la factura como gasto. En ese momento, ese gasto se declara como «gastos de tu bolsillo» (Out of pocket expenses), y Ana puede reingresar ese dinero de vuelta a su cuenta bancaria personal sin pagar impuestos por ello.

Interesante, ¿verdad?

Conclusión

En este artículo, hablo de cómo funcionan IVA, VAT e impuestos en Estonia. El sistema Estonio es no solo más claro y transparente que el Español, sino más justo, pagando menos impuestos, y con el concepto de «re-inversión» en tu negocio, no pagando impuestos por el dinero que entra en tu empresa.

Además, el no tener que pagar una cuota de autónomo es una gran ventaja competitiva.

Espero que te haya resultado interesante.