Hay tantas partes divertidas de ser dueño de su propio negocio. . . . ¡El mantenimiento de registros de pequeñas empresas no es uno de ellos! Sin embargo, mantener buenos registros financieros es una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio. Un sistema de contabilidad eficiente no solo hará que su vida sea más fácil cuando llegue el momento de los impuestos, sino que comprender su posición financiera le permitirá tomar mejores decisiones día a día.

Tenga en cuenta que incluso si su pequeña empresa aún se encuentra en el nivel de pasatiempo , aún necesita mantener registros financieros. ¡Desafortunadamente, los ingresos por pasatiempos también deben incluirse en su declaración de impuestos!

#1 Manténgalo separado

Lo primero que debe hacer cualquier propietario de una pequeña empresa es mantener las finanzas de su negocio completamente separadas de sus finanzas personales. Ya no tendrá que depositar los ingresos comerciales en su cuenta corriente personal ni pagar los gastos comerciales con la tarjeta de crédito que utiliza para sus compras.

¿Por qué es esto tan importante?

En primer lugar, es mucho más fácil realizar un seguimiento de las finanzas de su negocio si el dinero de su negocio está separado de su dinero personal.

En segundo lugar, si afirma que es una empresa, el IRS desea asegurarse de que la actividad financiera de su empresa se mantenga completamente separada de su dinero personal. Cuando mezcla fondos, la protección financiera proporcionada por una LLC comienza a deteriorarse, y en una situación de auditoría, los fondos mezclados significan que tanto sus transacciones personales como comerciales pueden ser auditadas.

Para mantener las finanzas de su negocio separadas de las personales, el primer paso es configurar una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito para sus actividades comerciales, manteniéndolas separadas de sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito personales.

Hay varias formas de configurar cuentas comerciales separadas. Puede ir al banco y abrir una verdadera cuenta de cheques comercial con una tarjeta de débito a nombre de su empresa. Esto se puede hacer en un banco local físico, o puede configurar una cuenta de cheques comercial en línea a través de un proveedor como Capital One. Algunas personas eligen usar su cuenta comercial de PayPal para sus ingresos comerciales y una tarjeta de débito de PayPal para sus gastos.

Si no desea configurar una cuenta bancaria a nombre de su negocio, puede dedicar una cuenta personal que ya tiene para actividades comerciales y usar una tarjeta de crédito que ya posee como su tarjeta de actividad comercial designada. Este escenario tiene sentido en los primeros días cuando recién está comenzando, antes de que haya tenido tiempo de registrar su negocio o cuando todavía está en el nivel de pasatiempo. Eventualmente, querrá crear una cuenta comercial a nombre de su empresa, pero inicialmente está bien usar cuentas personales separadas.

Cualquiera que sea el método que elija, necesita una forma de mantener las transacciones comerciales completamente separadas de su dinero personal. Este es el primer paso para llevar un buen registro de las pequeñas empresas.

#2 Guardar recibos

Además de evitar la mezcla de fondos, el siguiente paso para el mantenimiento de registros de pequeñas empresas es guardar todos sus recibos.

Algunos de sus recibos pueden ser recibos físicos de una tienda. Guardo todos mis recibos físicos del año en una carpeta de archivos. A veces es útil marcar en la parte superior para qué fue la compra. Cuanta más información tenga para demostrar que una compra fue un gasto comercial válido, mejor. Esto puede ser especialmente cierto para los blogueros que compran materiales y suministros para sus proyectos de blogs .

Muchos de sus recibos serán recibos electrónicos que se le enviarán por correo electrónico. Simplemente guarde todos sus recibos electrónicos en una carpeta de correo electrónico para que pueda acceder de inmediato cuando sea necesario.

Para satisfacer al IRS, debe tener acceso a sus extractos bancarios. Como se mencionó anteriormente, puede ser una cuenta bancaria a su nombre personal o una verdadera cuenta bancaria comercial. A menudo, recibir un extracto bancario físico por correo cuesta dinero, pero asegúrese de tener acceso a sus extractos bancarios en línea durante al menos 3 años después de presentar la declaración de impuestos relacionada. En casi todas las situaciones, el IRS estipula que es suficiente mantener sus registros durante 3 años después de presentar su declaración de impuestos. En caso de duda, puede conservarlos fácilmente por más tiempo descargando sus extractos bancarios a una carpeta de registros financieros comerciales en su computadora.

Según el IRS, la carga de la prueba recae en el contribuyente para probar y validar los ingresos y gastos que declara. Por lo tanto, ¡mantener registros completos es muy importante!

#3 Usa software de contabilidad

El último paso para mantener fácilmente los registros comerciales es utilizar un programa de contabilidad/teneduría de libros. ¡Te prometo que los programas de contabilidad son fáciles de usar y entender, y te harán la vida mucho más fácil!

Hay muchas opciones de programas de contabilidad en línea disponibles, algunas de las cuales son gratuitas y otras tienen un costo mensual bajo. ¡La mayoría se puede configurar para importar automáticamente sus transacciones, lo que ahorra mucho tiempo!

Libros rápidos en línea

QuickBooks es el mejor programa de contabilidad y el que recomiendo encarecidamente. QuickBooks le permite vincular sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito e importa automáticamente sus transacciones por usted. El programa tiene muchas características e informes que a los contadores les encantan, además su programa también es fácil de usar para los novatos. Sus informes son simples de generar y son fáciles de entender. Lo que me gusta de QuickBooks es que puede crecer contigo a medida que crece tu negocio. Es posible que no necesite todas sus funciones e informes ahora, pero es posible que los necesite algún día. Y si alguna vez contrata a un contador para que lo ayude, se alegrará de que esté usando QuickBooks porque la mayoría de los contadores están muy familiarizados con su producto. Los planes comienzan en $20 al mes.

El mantenimiento de registros de su pequeña empresa no tiene por qué ser doloroso. Siguiendo estos tres sencillos pasos, tendrá registros financieros precisos en solo unos minutos al mes. Revisar sus registros lo ayudará a tomar decisiones financieras acertadas para su negocio. Tener su mantenimiento de registros realizado al final del año le permitirá completar fácilmente su declaración de impuestos o entregar la información a su contador fiscal. Al ser proactivo en el mantenimiento de registros comerciales, se ahorrará muchas horas de estrés y frustración.