Llega diciembre y, junto con las vacaciones de Navidad, se aproximan las fechas de cierres fiscales y contables para las empresas. Esto es así en España, LATAM y también en EEUU. Así que si en 2021 has formado tu LLC o C Corp en EEUU, aquí te dejamos algunas tips para el cierre de año con tu startup en aquel país.

Ten al día la documentación legal de tu empresa

En este cierre de ejercicio, es importante que verifiques que todo está ok y funcionando correctamente en tu startup desde el punto de vista legal. ¿Qué tenéis que revisar que todo esté correcto para comenzar 2022 con todo en orden?:

Corporate Bylaws y Operating Agreement

Si has constituido tu LLC o C Corp en EEUU este 2021, recuerda que este es un documento que, sí o sí, tienes que tener entre los archivos de tu empresa. Revisa que no le falte ningún dato, que las fechas concuerden con el certificado de constitución emitido por el Estado, que no haya erratas en las direcciones, ni discrepancias entre el funcionamiento de la empresa y lo que allí se establece.

Stock ledger actualizada

Si tu empresa ha formado una C Corp en EEUU, ya estarás familiarizado con este documento. Se trata de un documento muy importante, y mucho más si, a futuro, tu empresa va a levantar rondas de inversión. Aquí queda registrado quiénes son los accionistas y el reparto de acciones exacto en cada momento. Recuerda incorporar a todos los shareholders que tengan alguna participación en la sociedad y a los que hayas entregado alguna parte del equity de tu empresa. Esto tiene que quedar muy claro de cara al cierre de año con tu startup.

Revisa tu contrato con el agente registrado

El agente registrado es aquella empresa o persona que se encargará de recibir por ti la información oficial de diversos organismos oficiales para tu empresa, y, además, aporta el servicio de domicilio social de la empresa. Lo más normal es que los servicios que presta el agente registrado se presten por 12 meses, pero, en algunos casos, el contrato finaliza el 31 de diciembre del año corriente. Verifica la fecha de renovación de los servicios de agente registrado que tengas contratados para tu startup, y evítate sustos.

Banking resolution

Aunque en el caso de las LLC, este documento no es obligatorio (sí lo es en el caso de las C Corp) es muy recomendable tener al día y debidamente cubierto este formalismo. El banking resolution no es más que un documento en el que se autoriza la apertura de cuenta bancaria en determinada entidad, y se determina la persona responsable de su apertura y gestión. Dado que es un tema delicado, y que conlleva responsabilidad al tener el manejo de fondos en la empresa, es importante que este tipo de acuerdos queden siempre por escrito.

Corporate Minutes

Los Corporate Minutes son los equivalentes a las actas que se redactan al finalizar las juntas de accionistas y los consejos de administración. En toda C Corp es obligatorio mantener, al menos, una junta anual en la que se apruebe la gestión de la empresa y se nombren los cargos ejecutivos para el siguiente año o años. Es fundamental que te asegures de contar con este documento en la fecha en la que está establecido en los bylaws de tu compañía, generalmente a fecha de fin de año o a lo largo del mes de enero del año siguiente para proceder a la aprobación de cuentas.

La contabilidad y las finanzas en el cierre de año con tu startup en EEUU

Este es un trámite dentro de las empresas al que todos estamos acostumbrados. Cuando estás trabajando y planificando el cierre de año con tu startup en EEUU, no debes dejar de lado esta parte de la gestión empresarial, que te permitirá tomar decisiones sobre los siguientes pasos en 2022. Recuerda revisar:

Los estados financieros de la empresa

Prepara y analiza tanto el balance (balance sheet) como la cuenta de pérdidas y ganancias (income statement) de la empresa. Presta especial atención a partidas como el efectivo disponible, los fondos propios, nivel de impagos (si lo tienes), y las fuentes principales de ingreso de tu startup a lo largo de 2021. Te servirán para hacer mejores predicciones y tomar decisiones estratégicas sobre la empresa. También valora la necesidad de financiación que vayas a tener, por si estuvieras «quemando» capital más rápido de lo que tenías presupuestado. Revisa dónde se ha ido, y el timing necesario para la siguiente ronda para evitar quedarte sin fondos antes de tiempo.

Revisa y actualiza tu modelo financiero y presupuestos

Doce meses pueden ser un período muy largo en la vida de una startup, que está sometida a altas tasas de incertidumbre y tiene que poner a prueba sus hipótesis en el mercado a diario. Quizás comenzaste 2021 con unas previsiones que no se han cumplido, y es momento ahora de revisar las razones exactas de por qué no se han cumplido e incorporar aprendizajes y experiencias de cara a las proyecciones y previsiones para 2022. Recuerda que contar con un modelo financiero sólido y presupuestos ayuda en la gestión de la empresa, así como para tener clara la hoja de ruta adecuada en materia de rondas de inversión.

Analiza tu estrategia relativa a rondas de inversión

Una de las fuentes de financiación importante para muchas startups es la ronda de inversión en la que se incorporan nuevos socios al capital de la empresa. Valorar si se han cumplido las métricas principales de la startup en este año, cuánto dinero tenemos en la caja para sobrevivir (recuerda que la meta de 18 meses en caja para seguir sobreviviendo es un punto de referencia válido para muchas startups a la hora de decidir cuándo plantear las rondas) y el tipo de ronda que afrontaremos (semilla, Serie A, B, C…) es información que deberás tener clara de cara al cierre de año con tu startup en EEUU.

Las obligaciones fiscales de tu startup en EEUU

El fin de año significa tenerlo todo bien encajado para, a lo largo del primer cuatrimestre de 2022, cumplir con las obligaciones fiscales que tenemos, tanto si hemos formado una LLC como si hemos constituido una C Corp. Recuerda que los formularios que deberás presentar serán:

Formulario 1099 para proveedores independientes

Si has contratado servicios a freelance por importes superiores a 600 USD, deberás presentar obligatoriamente el formulario 1099 antes del 31 de enero de 2022

Delaware Franchise Tax

Tanto las LLC como las C Corp constituidas en el estado de Delaware deberán hacer efectivo el pago de la franquicia de impuestos (Franchise Tax) antes del 1 de marzo de 2022

Impuesto sobre beneficios – Form 1120

Tanto las LLC como las C Corp deberán presentar el Form 1120 (1120 proforma para las LLC) ante el IRS antes del 15 de abril de 2022. Recuerda que, además, si eres miembro de una LLC, deberás presentar, a título personal, el formulario 1040NR por los beneficios que te correspondan de la LLC.

Formulario 5472 – Información sobre empresas participadas en más de un 25% por un no residente

Este formulario con frecuencia se deja fuera de los listados de las principales obligaciones de las empresas en EEUU. Pero en el caso de startups españolas y latinoamericanas que hayan implantado sus actividades en USA, es básico conocer que es obligatorio presentar este formulario 5472 conjuntamente con el formulario anterior. De lo contrario, podrían exponerse a multas por la no presentación de esta información de 25.000 USD.

Créditos fiscales por inversión en I+D

En EEUU existe la posibilidad de obtener créditos fiscales (pagar menos impuesto sobre beneficios) si se lleva a cabo algún tipo de proyecto que suponga la investigación y/o desarrollo de nuevos productos o funcionalidades en territorio americano. Si ha sido el caso de tu startup, bien con tu propio equipo o bien firmando acuerdos de colaboración con alguna otra empresa, revisa si cumples los criterios necesarios para tener acceso a estos créditos fiscales en el momento que estés preparando el cierre de año con tu startup en EEUU.

Otras obligaciones fiscales para empresas que tengan empleados en USA

Además de las obligaciones genéricas aquí recogidas, en caso de que tengas empleados deberás coordinar correctamente con tu proveedor de servicios de payroll la emisión correcta de los formularios W-2. Y si ha habido nuevos socios o empleados a los que se ha favorecido con algún sistema de compra o recepción de stock-options, revisa qué requisitos deberás cumplir para estar al día de las obligaciones en este campo.

Estar al día de las obligaciones de tu empresa en USA es fundamental desde el minuto uno. De esta forma, evitarás muchos riesgos innecesarios y quizás pérdidas de inversiones por no superar las exigentes due-dilligence a las que se someten todas las empresas previa a la entrada de nuevo capital. Poder estar atento a todos tus compromisos en este cierre de año con tu startup es algo que desde GLOBBIZZ te recomendamos encarecidamente.