🧾 Checklist técnico de documentación
(Prueba de dirección efectiva y sustancia empresarial – LLC y entidades internacionales)
1️⃣ Documentación corporativa
Certificado de constitución de la LLC y Operating Agreement actualizado.
Registro de socios (Members) y porcentaje de participación.
Registro de administradores o managers y sus funciones.
Actas o minutas de reuniones (fechas, lugar, firmas).
Licencias comerciales o permisos locales del estado.
2️⃣ Dirección y localización
Contrato de arrendamiento, virtual office o coworking en EE. UU.
Factura de servicios (luz, internet) asociada a la dirección.
Pruebas de presencia física (fotos, visitas, correspondencia).
Dirección fiscal y postal coherente con el registro mercantil.
3️⃣ Operativa y decisiones
Evidencia de toma de decisiones desde EE. UU.
Correspondencia con clientes y proveedores mostrando gestión fuera de España.
Contratos de servicios firmados en EE. UU.
4️⃣ Bancaria y financiera
Cuenta bancaria corporativa en EE. UU.
Extractos bancarios con cobros/pagos en USD.
Documentos de apertura de cuenta.
Contabilidad mantenida por CPA americano.
5️⃣ Personal y recursos
Contratos de empleados o contractors no residentes en España.
Facturas de proveedores estadounidenses.
Servicios de nómina o asesoría local.
6️⃣ Fiscalidad y cumplimiento
Número EIN y declaraciones fiscales al IRS (Forms 5472, 1065, etc.).
Certificados FATCA/W-8/W-9 (si aplica).
Declaraciones estatales (Sales Tax, Franchise Tax, etc.).
7️⃣ Evidencia tecnológica
Logs de IP y metadatos que acrediten gestión desde EE. UU.
Firmas electrónicas con ubicación y fecha en EE. UU.
8️⃣ Relación con España (si la hay)
Listado de clientes españoles (si existen).
Contratos que especifiquen lugar de ejecución y ley aplicable extranjera.
9️⃣ Comunicación interna y marketing
Emails, CRM o sistemas alojados en servidores estadounidenses.
Campañas gestionadas fuera de España.
🔟 Auditoría interna o compliance
Política de gestión y toma de decisiones fuera de España.
Manual de procedimientos (SOPs).
Informe anual de actividades con firma en EE. UU.
11️⃣ Evidencia temporal
Itinerarios o pruebas de presencia física en EE. UU. durante decisiones clave.
Certificaciones notariales con fecha y ubicación.
12️⃣ Asesoramiento y defensa
Informe de asesor fiscal internacional describiendo estructura y funciones.
Archivo de comunicaciones con contables o abogados locales.
🎯 Objetivo
Este checklist sirve para auditar el grado de sustancia y coherencia de una entidad extranjera (como una LLC).
Mantenerlo completo y actualizado reduce riesgos y demuestra diligencia ante cualquier revisión fiscal o de cumplimiento.
